Gagner en fluidité dans la gestion des déviations
Dans l’industrie pharmaceutique, les déviations font partie intégrante de la vie du site. Mais leur gestion peut vite devenir un casse-tête si les processus sont trop lourds, mal conçus ou mal utilisés. À l’inverse, des pratiques simples et structurées permettent de gagner en efficacité, en conformité… et en sérénité lors des inspections.
Les éléments clés à retenir pour une gestion efficace et pragmatique des déviations qualité
1. Celui qui constate, déclare
La première règle est simple : la personne qui observe l’écart doit le déclarer. Pas besoin d’attendre un supérieur, ni de passer par une chaîne hiérarchique. Cela garantit une saisie rapide, fidèle, et conforme aux principes d’intégrité des données.
2. Un formulaire clair, dès la première étape
La première étape de déclaration doit être la plus simple possible. C’est souvent celle qui touche le plus d’utilisateurs : opérateurs, techniciens, intérimaires…
Un bon formulaire doit contenir :
- un titre clair (modulable par la suite),
- la date d’occurrence et de détection,
- le produit concerné,
- les actions immédiates éventuelles.
Plus le formulaire est intuitif, plus il sera rempli correctement.
3. Ne pas confondre actions immédiates et CAPA
Les actions immédiates sont prises sur le moment pour limiter un risque ou sécuriser un lot.
Exemples : blocage d’un lot, retrait d’un produit, vérification sur poste.
Elles sont différentes des actions correctives ou préventives, qui relèvent d’une phase d’analyse.
4. Adapter la complexité au profil utilisateur
Il est inutile de surcharger la déclaration initiale avec des champs complexes.
Les étapes suivantes (analyse, investigation, clôture) peuvent monter en technicité, mais doivent rester compréhensibles pour les utilisateurs concernés.
Un bon workflow est progressif : accessible au départ, plus technique ensuite, mais jamais inutilement complexe.
5. L’ergonomie, un levier clé
L’adhésion des utilisateurs dépend souvent de l’ergonomie de l’outil :
- Interface fluide
- Champs bien nommés
- Accès mobile si possible
- Intégration avec les systèmes en place (ERP, GED, etc.)
Un outil bien conçu permet non seulement de capturer l’information au bon moment, mais aussi d’éviter les dérives documentaires comme les post-its, les fichiers Excel isolés ou les impressions hors circuit.
En conclusion
Une gestion de déviation efficace repose avant tout sur :
- des règles simples,
- une interface claire,
- et une logique de terrain.
Quand ces éléments sont réunis, la qualité devient un réflexe collectif plutôt qu’une contrainte administrative.
Pour aller plus loin
Retrouvez la vidéo complète dans laquelle nous détaillons chaque étape, avec un exemple concret de gestion de déviation dans un environnement pharma :
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