« Un dossier de lot, c’est un enregistrement, pas un escape game. » Ludo, vieux barbu qui en a vu passer des tonnes.
Le dossier de lot, c’est quoi déjà ?
C’est le cœur du système documentaire en production.
C’est ce qui permet de démontrer qu’un lot a été fabriqué conformément aux BPF et aux procédures.
Mais surtout — et on l’oublie trop souvent — c’est l’outil de travail principal de l’opérateur.
Et c’est bien là le problème : la majorité des dossiers de lot ont été conçus par la Qualité, pour la Qualité, contre la Productivité.
Résultat ? Des opérateurs qui s’arrachent les cheveux, des oublis, des déviations, des retours QA à rallonge, et un BRFT qui fond comme neige au soleil.
🧭 Le dossier de lot doit être logique… donc chronologique
C’est le conseil numéro 1.
Un enregistrement, par définition, doit suivre le déroulé réel de la production.
Or, beaucoup de dossiers sont chronologiquement illogiques : les contrôles IPC au milieu, les commentaires à la fin, les entrées et sorties mélangées, et des opérateurs qui doivent feuilleter 150 pages pour retrouver où noter un test.
👉 Quand c’est pas écrit au bon endroit, c’est souvent pas écrit du tout.
Et quand c’est pas écrit, c’est considéré comme non fait.
La solution ?
Construire le dossier autour des trois moments clés de la vie du lot :
Début de lot : changement, démarrage, challenge, premiers IPC.
Routine : enregistrements réguliers, contrôles en cours, commentaires.
Fin de lot : arrêt, nettoyage, réconciliation.
Simple, clair, logique.
🧩 Une seule donnée = un seul endroit
Combien de fois a-t-on vu la même information copiée trois ou quatre fois ?
Température, numéro de lot matière, valeur IPC… recopiées manuellement alors qu’elles existent déjà ailleurs.
Le principe est simple : unicité de l’information.
Si la donnée est enregistrée automatiquement par un système validé, on ne la recopie pas.
Recopier une donnée, même depuis un ERP ou un MES validé, revient à recopier une donnée brute.
Et une donnée brute recopiée manuellement devient une donnée dérivée, donc sujette à erreur, sans lien direct avec sa source.
Ce n’est pas conforme aux principes d’ALCOA+ (Attributable, Legible, Contemporaneous, Original, Accurate…) et c’est contraire à l’esprit de la Data Integrity.
Chaque transfert manuel introduit un risque :
d’erreur de saisie,
de perte de contexte,
et d’absence de lien entre la donnée originale et sa copie.
La bonne pratique :
Consulter la donnée directement dans le système d’origine validé,
Ou intégrer automatiquement la donnée via un flux contrôlé et tracé.
👉 Une seule donnée, un seul endroit.
C’est ça, la vraie Data Integrity.
📍 Chronologique, oui… mais aussi géographique
Un bon dossier de lot, c’est aussi un dossier au plus près du poste de travail.
L’opérateur qui fait un contrôle sur la machine 3 ne devrait pas avoir à marcher 25 mètres pour l’enregistrer.
Chaque poste, chaque zone, doit avoir ses enregistrements dédiés.
Certains sites vont même plus loin : un mini-dossier par équipement, rassemblé ensuite à la fin.
Résultat : moins d’oublis, moins de déviations, et une saisie quasi en temps réel.
Et par expérience, confier un bout du dossier de lot à un poste — donc à un opérateur identifié — le valorise et le responsabilise.
L’opérateur devient véritablement propriétaire de sa partie du process, ce qui renforce son implication dans la qualité du produit et dans la conformité documentaire.
Le dossier n’est plus “le papier de la QA”, mais son outil de travail à lui, un prolongement de son geste de production.
🤝 QA et Production : le même langage
Combien de dossiers de lot ont été refusés simplement parce que les attentes de la QA diffèrent selon la personne qui vérifie ?
Un jour on veut du bleu, le lendemain du rouge. Résultat : des incompréhensions, des retours inutiles, et du temps perdu.
Pour éviter ces variations d’interprétation, mettez en place un standard commun entre la QA et la Production.
Un “exemple-type” de dossier peut servir de référence partagée :
ce qui est attendu, où cela doit apparaître, et sous quelle forme.
Ce référentiel clarifie les attentes, facilite la formation des nouveaux arrivants, et aligne tout le monde sur une même base documentaire.
Ainsi, le dossier de lot redevient ce qu’il doit être : un outil partagé, pas un champ de bataille.
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👀 Revue en temps réel : le BRFT killer
Pourquoi attendre la fin du lot pour vérifier le dossier ?
Certaines équipes QA font la revue en direct sur la ligne, avec les opérateurs.
Résultat :
Les erreurs sont corrigées tout de suite,
Les échanges sont formateurs,
La confiance se construit,
Le BRFT s’envole.
Et honnêtement, c’est souvent plus rapide que de tout relire derrière un bureau.
🧱 Un outil de prod, pas de contrôle
Les BPF le disent : le producteur est responsable de son dossier de lot.
Mais trop souvent, le document est pensé par la QA, pour faciliter la vérification.
C’est une erreur stratégique :
un dossier “facile à vérifier” mais “compliqué à remplir”
→ c’est un dossier qui reviendra quatre fois pour correction.
Un bon dossier de lot doit être écrit par et pour les opérateurs, avec la QA en appui.
Comme pour les équipements : si c’est mal conçu, ça produit mal.
🧾 Portrait > Paysage
La plupart des dossiers de lot sont en format paysage. Pourquoi ?
Personne ne sait. C’est juste “comme ça depuis toujours”.
Et pourtant, le format portrait est bien plus logique :
Lecture naturelle du haut vers le bas,
30 % d’informations en plus par page,
Moins de pages à tourner,
Plus de visibilité sur les oublis.
C’est le format des check-lists, des carnets, des livres.
Un dossier de lot, c’est aussi une histoire : celle de la vie d’un lot.
💬 Commentaires, oui… mais pas romans
L’opérateur doit pouvoir noter un aléa, un petit écart, une observation.
Mais si le commentaire prend une demi-page, c’est une déviation, pas un commentaire.
Le dossier de lot n’est pas un espace de justification,
c’est un outil d’enregistrement factuel.
✅ En résumé
| Principe | Objectif |
|---|
| Chronologique | Fidèle à la réalité, moins d’oublis |
| Information unique | Traçabilité claire, pas de confusion |
| Structuré par poste | Enregistrement au plus près du terrain |
| Standard QA/Prod | Cohérence, moins de friction |
| Revue en temps réel | Gain de temps, apprentissage, confiance |
| Format portrait | Lisibilité, compacité, logique |
| Conçu pour l’opérateur | Efficacité, engagement, qualité réelle |
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